تعریف کالا در نرم افزار هلو

برای افزودن کالای جدید، پس از گروه بندی کالا و مشخص نمودن گروه اصلی و فرعی مربوطه، نام کالا را تعریف نموده و کد مربوطه را وارد می‌نمایید.

آموزش گروه بندی کالا در نرم افزار هلو

در صورتی که گزینه “کد اتوماتیک” انتخاب شده باشد، سیستم کدی را به کالا اختصاص خواهد داد. در غیر اینصورت می‌توانید کد کالا را به صورت دلخواه تعریف نمایید.

مشخصات اصلی کالا در نرم افزار هلو

برای تعریف کالا در نرم افزار هلو از طریق ورودی اکسل سمت می‌توانید اطلاعاتی مانند میانگین قیمت خرید، قیمت فروش، آخرین قیمت خرید و… را وارد نمایید.

توجه نمایید در مورد میانگین قیمت خرید و تعداد فقط در اول دوره امکان ورود اطلاعات را به صورت مستقیم دارید. بعد از انجام عملیات انتهای اول دوره تغییر موجودی(تعداد) فقط از طریق ثبت فاکتور و اصلاحات اول دوره امکان دارد.

همچنین میانگین قیمت نیز فقط با صدور فاکتور خرید و اصلاحات اول دوره امکان‌پذیر است.

چنانچه کالا دارای موجودی(تعداد) باشد، ورود میانگین قیمت خرید در ابتدای دوره ضروری است. در قسمت قیمت فروش باید قیمت فروش یک واحد کالا، را وارد نمایید.

کادر آخرین قیمت خرید، برای آخرین قیمتی که کالا را خریداری نموده اید،‌ تعبیه شده است.

چنانچه کالای مورد نظر در ابتدای دوره موجودی نداشته باشد،‌ می‌توان تعداد را صفر در نظر گرفت. در فیلد توضیحات می‌توانید توضیحاتی را در رابطه با کالا ثبت نمایید.

مشخصات فنی کالا در نرم افزار هلو

در قسمت مشخصات فنی می‌توانید اطلاعات فنی مربوط به یک کالا مانند مدل،‌ کارخانه سازنده و غیره را وارد نمایید.

بخش تاریخ، تاریخ معرفی کالا درج می‌گردد که با توجه به نوع فعالیت‌های مختلف، ممکن است استفاده های متفاوتی داشته باشد.

کادر مکان، برای درج محل استقرار کالا تعیین شده است. بعنوان مثال: طبقه چهار، قفسه دو، ردیف یک انبار.

در فیلد مدل، مدل کالا و در قسمت سازنده، سازنده کالا قابل تعریف است.

در قسمت مشخصات فنی می‌توانید ۶ مشخصه فنی مختلف برای کالا ثبت نمود که در گزارشات کالا از آنها استفاده می‌شود.

برای تغییر عناوین مشخصات فنی می‌توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم افزار/ کالا/ کار خدماتی اقدام نمایید.

مشخصات تنظیمی کالا در نرم افزار هلو

در قسمت مشخصات تنظیمی تعداد حداقل و حداکثر کالا را وارد نمایید. در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا (حدی که تعداد کالا نباید از آن کمتر شود) وارد می‌گردد. چنانچه در اثر فروش و خروج کالا از انبار، تعداد کالا از این حد کمتر شود، برنامه هشدار خواهد داد.

در قسمت حداکثر مقدار حداکثر تعداد کالایی که می‌تواند در انبار وجود داشته باشد و موجودی نباید بیش از آن شود وارد می‌گردد، در صورت ورود کالا بیش از این مقدار، برنامه پیغام خواهد داد.

البته برنامه در صورتی پیغام را نمایش خواهد داد که شما از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم افزار/ فاکتورگزینه “کنترل حداقل و حداکثر موجودی کالا در فاکتور” را انتخاب کرده باشید.

اصلاح و حذف کالا در نرم افزار هلو چگونه است؟

برای اصلاح نام کالا، آن را انتخاب و سپس دکمه اصلاح نام را کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه حذف کالا می‌توانید آن را حذف نمایید.

لازم به ذکر است که فقط در صورتی امکان حذف کالا را دارید که کالا هیچ موجودی و یا گردشی در انبار نداشته باشد.

چگونه کالا را بصورت لیستی در نرم افزار هلو تعریف کنیم؟

برای تعریف کالا در نرم افزار هلو بصورت لیستی ابتدا باید از منوی اطلاعات اول دوره/کالای اولیه انبار دکمه ورود لیستی را کلیک نمایید.

سپس در فرم ورود کالا به صورت لیستی ابتدا گروه اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب، سپس کد، نام، واحد، قیمت فروش و… را در لیست وارد نمایید.

در صورت نیاز به تعریف کالای تکراری، گزینه امکان ورود کالای تکراری را انتخاب نمایید. چنانچه که این گزینه را فعال نکنید،‌ در شرایطی که کالای تکراری داشته باشید، برنامه به شما هشدار خواهد داد.

در این فرم با کلیک راست ماوس می‌توانید مشخصه های دیگری از کالا مانند سازنده، حداکثر مقدار و غیره را به مشخصه های موجود در فرم اضافه نمایید.

برای حذف کلیه کالاهای تعریف شده در فرم، دکمه حذف کل لیست و برای حذف یک کالا دکمه حذف یک کالا را کلیک نمایید.

برای کپی از یک کالای تعریف شده، آن سطر از فرم را انتخاب نموده و سپس دکمه کپی از سطر را کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه “تهیه گزارش” می‌توانید از لیست کالاهای تعریف شده، گزارش تهیه نمایید.

چگونه از طریق اکسل در نرم افزار هلو کالا تعریف کنیم؟

برای تعریف کالا در نرم افزار هلو از طریق اکسل ابتدا باید فایل اکسل حاوی مشخصات اجناس را آماده کنید. سپس در این فرم با فشردن کلیدهای Ctrl+F12 می‌توانید اطلاعات کالاهای خود را از فایل اکسل وارد برنامه کنید. با فشردن کلیدهای مذکور، فرم ورود لیستی کالاها از فایل اکسل نمایش داده می‌شود.

فایل اکسل باید شامل این آیتم‌ها باشد:

• کدکالا
• نام کالا
• قیمت فروش
• و مواردی که در فرم ورود کالا به صورت لیستی موجود است، را داشته باشد.

آیتم‌ها بعد از قرار گرفتن در ستون‌های فایل اکسل این پنجره با انتخاب گزینه انتقال به چپ در ستون متناظر جای‌گذاری می‌شوند.

اگر یکی از این ستون‌ها کم باشد یا جابه جا شود، برنامه در ثبت فایل اکسل دچار مشکل خواهد شد.

مقابل گزینه “نام شیت اطلاعاتی” نام شیتی که اطلاعات آن باید وارد شود را انتخاب نمایید. بدیهی است که در هر بار ورود اطلاعات، مقادیر موجود در یک شیت قابل انتقال است.

پس از انجام همه مراحل بر روی دکمه تایید کلیک کنید. مشاهده خواهید کرد که اطلاعات فایل اکسل در برنامه درج شده است.

نکته: قبل از کلیک بر روی دکمه تایید، فایل اکسل حتما بسته شده باشد.

دقت نمایید کالاهایی که در این صفحه از فایل اکسل وارد می‌شوند زیرمجموعه گروه اصلی و فرعی انتخاب شده در صفحه قبل( ورود کالا بصورت لیستی)، تعریف خواهند شد. پس برای ورود کامل اطلاعات از طریق اکسل، بهتر است کالاهای هر گروه فرعی داخل شیت جداگانه وارد شده باشند.

چگونه کالا را در نرم افزار هلو جستجو کنم؟

در فرم معرفی کالا با زدن دکمه امکانات و با انتخاب جستجوی نام کالا یا فشردن کلید F3 یا وارد نمودن هرکدام ازحروف صفحه کلید در قسمت نام کالا، فرم جستجو ظاهر می‌شود.

جستجو به صورت پیش فرض براساس عنوان کالا (حروف الفبا) است. جهت تغییر نوع جستجو از نام به کد و بالعکس از کلید F5 استفاده نمایید.

با استفاده از کلید F6، در قسمت بالای فرم جستجو گزینه نمایش کلیه کالاها دارای کلمه ظاهر می‌شود که با درج حروفی از نام کالا (حداقل دو حرف)، کلیه کالاهایی که دارای آن شرط هستند، مشاهده می‌گردند.

به عنوان مثال: اگر حروف انتخابی “شی” باشند، پس از درج حروف و فشردن کلید Enter، کلیه کالاهایی که در آنها دو حرف “شی” وجود داشته باشد، نمایش داده می‌شوند.

با انتخاب کلید F7 فرم جستجو به حالت عادی (بدون شرط خاص)، گشوده شده و کلیه کالاها مشاهده می‌گردند.

با استفاده از کلید F9 می‌توان جستجو را براساس گروه فرعی تغییر داد. در فرم جدید تمام یا قسمتی از نام گروه فرعی را وارد نمایید. کلیه کالاهای زیرمجموعه آن گروه فرعی مشاهده شده و با کلیک روی گروه اصلی یا فرعی، آخرین کدکالای وارد شده درگروه اصلی یا فرعی نمایش داده می‌شود.

از این نوع جستجو در صدور فاکتور و گزارش‌گیری نیز بسیار استفاده می‌گردد.

همچنین در صورت تنظیم نوع جستجو بصورت “کلمه به کلمه” چنانچه کاربر اقدام به تایپ هر قسمتی از نام کالا بنماید نرم افزار آن کالا را جستجو می‌کند. در اینصورت نیازی نیست که کاربر حتما حروف ابتدایی نام کالا را به خاطر داشته باشد.

کلیدها و موارد یاد شده با کلیک راست ماوس و قسمت زیرین فرم جستجو نیز نمایش داده شده است.