ین بستن حساب‌ نرم افزار هلو چیست و چه ضرورت و مزایایی دارد؟

برای درک بهتر مفهوم بستن حساب‌ها دانستن مفاهیمی از حسابداری ضروری است که به آن‌ها می‌پردازیم. نکات ضروری قبل از بستن حساب در نرم افزار هلو و بعد از آن را مرور خواهیم کرد.

همچنین در پایان مطلب لینک ویدیو آموزش بستن حساب در نرم افزار هلو را خواهیم داشت.

دوره مالی چیست؟

برای تعیین وضعیت سود یا زیان واحدهای تجاری، مدت فعالیت آن‌ها به دوره‌های کوتاه تقسیم می‌شود. به هر یک از این دوره‌ها، دوره مالی گفته می‌شود.

در پایان هر دوره مالی وضعیت مالی واحد تجاری در گزارش‌های مالی بیان می‌شود. برای انجام صحیح این کار در پایان دوره مالی که معمولا سال شمسی انتخاب می‌شود عملیات بستن حساب‌ها انجام می‌شود.
بر اساس اصل تطابق در حسابداری هزینه‌های هر دوره مالی باید از درآمدهای همان دوره مالی کسر گردد. پس اینکه بدانیم در هر دوره مالی چقدر سود کسب شده است ضروری است.

این عملیات با بستن حساب‌های موقت و انتقال مانده حساب‌های دائمی اتفاق می‌افتد.

حساب‌های دائمی

حساب‌هایی که مانده آنها مربوط به یک دوره مالی نیست و به دوره‌های مالی بعد منتقل می‌شود، حساب‌های دائمی می‌باشند. مانند حساب‌های بانکی، بدهکاران تجاری، بستانکاران تجاری، چک‌ها، موجودی کالاها و…

حساب‌های موقت

حساب‌هایی موقت حساب‌هایی هستند که مانده آن مربوط به یک دوره مالی است. مانده این حساب‌ها در پایان یک دوره مالی صفر می‌شود و به دوره مالی بعد منتقل نمی‌شود. مانند حساب‌های هزینه، درآمدها، خرید، فروش و…

حساب‌های مختلط

طی دوره مالی ممکن است بخشی از مانده یک حساب دائمی و بخش دیگر موقت باشد. این گونه حساب‌ها را حساب‌های مختلط یا مخلوط می‌گویند.

برای مثال پیش پرداخت اجاره، پیش پرداخت بیمه و…

مراحل بستن حساب‌ها:

-انجام ثبت‌های اصلاحی:

این مرحله در پایان دوره مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به روز رساندن مدارک حسابداری انجام می‌شود.

بعد از اینکه تمامی معاملات و عملیات مالی در دفاتر حسابداری ثبت شد بسیاری از حساب‌های دفتر کل مانده‌های صحیح را برای تهیه صورت‌های مالی ارائه نمی‌دهند.

حسابداری تعهدی ایجاب می‌کند که برای تطبیق حساب‌های ترازنامه و صورت سود و زیان با فرض دوره مالی(کسر شدن هزینه‌های هر دوره مالی از درآمدهای همان دوره) مانده برخی از حساب‌های دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح شود.

بنابراین برای تهیه صورت‌های مالی جدا شدن دقیق معاملات و عمیات مالی در پایان دوره ضروری است.

حساب‌های دفتر کل بدلیل ثبت های انجام نشده و وجود حساب‌های مختلط در پایان دوره اصلاح می‌شوند. ثبت‌های اصلاحی در آخرین روز دوره مالی ثبت می‌شوند.

حساب‌های مختلط به دو بخش دائمی و موقت تفکیک می‌شود.

این ثبت‌ها هم بر صورت سود و زیان و هم بر ترازنامه تاثیر می‌گذارند. ثبت‌های اصلاحی به عملیاتی مربوط می‌شوند که در یک دوره مالی رخ داده اند، اما آثار اقتصادی آنها به بیش از یک دوره مالی تسری دارد.

ثبت‌های اصلاحی به سه دسته تقسیم می‌شوند:

۱-پیش پرداخت‌ها و پیش دریافت‌ها: همانند پیش پرداخت هزینه و پیش دریافت درآمد
۲-هزینه ها و درآمدهای ثبت نشده: از معاملات و عملیاتی ناشی می‌شوند که در آنها پرداخت یا دریافت پول بعد از تحمل هزینه یا تحقق درآمد است.
۳-سایر اصلاحات: مبلغ اینگونه اصلاحات معمولا بر اساس برآورد تعیین می‌شود. مانند تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارایی به دوره‌ای که مورد استفاده قرار گرفته‌اند(استهلاک اموال و اثاثیه) و مطالبات مشکوک الوصول

-تهیه صورت‌های مالی:

تهیه صورت سود و زیان: برای اندازه‌گیری نتایج عملیات مالی یک واحد تجاری باید درآمدها و هزینه‌های یک دوره مالی با هم مقایسه شود.

این اطلاعات در گزارشی بنام صورت سود و زیان منعکس می‌شود.

تهیه ترازنامه: صورت مالی که وضعیت مالی یک واحد تجاری را از طریق خلاصه کردن دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام در یک تاریخ مشخص نشان می‌دهد اصطلاحا ترازنامه یا صورت وضعیت مالی گفته می‌شود.

-بستن حساب‌های موقت:

بعد از اصلاح، تعدیل و به روز رساندن حساب‌های دفتر کل و تهیه صورت‌های مالی، مرحله بستن حساب‌ها آغاز می‌شود. منظور از بستن حساب‌ها، تلخیص عملیات دوره مالی و انتقال مانده کلیه حساب‌های موقت(حساب‌های منعکس شده در صورت سود و زیان) به حساب سرمایه است.

حساب‌های موقت به دلایل زیر در پایان دوره مالی بسته می‌شوند:

• انتقال نتایج عملیات (سود یا زیان خالص) به حساب سرمایه
• صفر کردن مانده حساب های درآمد و هزینه

برای بستن حساب درآمد و هزینه از یک حساب واسط به نام خلاصه حساب سود و زیان استفاده می‌شود.

حساب‌های موقت معمولا به ترتیب زیر در پایان دوره مالی بسته می‌شوند:

مرحله ۱

مانده تک تک حساب‌های درآمد که در تمام سال مانده بستانکار دارند در پایان سال با یک ثبت مرکب، بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع اقلام درآمد بستانکار می‌شود.

این ثبت باعث می‌شود که مانده حساب‌های درآمد صفر و به حساب خلاصه سود و زیان منتقل شود.

یعنی حساب‌های درآمد بسته می‌شوند.

مرحله ۲

مانده یک یک حساب‌های هزینه که در تمام سال مانده بدهکار دارند در پایان سال با یک ثبت مرکب بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع اقلام هزینه بدهکار می‌شود، این ثبت باعث می‌شود که مانده حساب‌های هزینه صفر و به حساب خلاصه سود و زیان منتقل شود.

یعنی حساب‌های هزینه بسته می‌شوند.

مرحله ۳

بعد از حساب‌های درآمد و هزینه مانده حساب خلاصه سود و زیان به حساب سرمایه بسته می‌شوند. چنانچه در نتیجه انتقال مانده حساب‌های درآمد و هزینه به حساب خلاصه سود و زیان مانده این حساب بدهکار باشد زیان خالص دوره مالی را مشخص خواهد کرد و در صورتی که مانده آن بستانکار باشد سود خالص پایان دوره مالی، معین خواهد گردید.

انتقال سود یا زیان خالص به حساب سرمایه مانده حساب خلاصه سود و زیان را نیز صفر خواهد کرد.

مرحله ۴

اقدام بعد انتقال مانده حساب برداشت به حساب سرمایه است. این ثبت باعث می‌شود که مانده حساب برداشت صفر گردد.

حساب برداشت جزء حساب‌های موقت است که در پایان سال مستقیماً به حساب سرمایه بسته می‌شود.

-تهیه تراز اختتامیه:

تراز اختتامیه، تنها فهرستی از حساب‌های دائمی(حساب‌های دارایی، بدهی و سرمایه) است چون حساب‌های موقت(درآمد، هزینه و برداشت) قبلاً به حساب سرمایه منتقل و بسته شده اند.

اگر اشتباهی در مرحله بستن حساب‌ها رخ داده باشد دفتر کل در پایان دوره مالی توازن نخواهد داشت و چون مانده حساب‌های دائمی به دوره مالی جدید منتقل می‌شود تا قبل از تهیه تراز آزمایشی دوره بعد، اشتباهات کشف نشده باقی می‌ماند.

تهیه تراز آزمایشی اختتامیه به حسابداران امکان می‌دهد که قبل از ثبت معاملات و عملیات مالی دوره جدید از تساوی جمع مانده‌های بدهکار و بستانکار حساب‌های دائمی در پایان دوره مالی مطمئن شوند.

از امکانات ویژه نرم افزار حسابداری هلو انجام فرآیند بستن حساب‌ها و ایجاد دوره مالی جدید بصورت خودکار است.

کاربر با کمترین دانش حسابداری و انجام چک لیست‌هایی که در این مطلب به آن اشاره خواهد شد می‌تواند بستن حساب را انجام بدهد.

فواید بستن حساب در نرم افزار هلو :

• محاسبه سود و زیان در پایان هر سال مالی و صفر نمودن آن در دوره مالی جدید
• اصلاح کالاهایی که موجودی پایان دوره منفی در سیستم دارند
• اصلاح ورود و خروج کالاهای منفی شده در کاردکس
• بررسی سرفصل‌های بدون ماهیت و گروه حساب
• بررسی سرفصل‌ها و سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده اند
• جلوگیری از حجیم شدن بانک اطلاعاتی و بهبود سرعت نرم افزار علی الخصوص در گزارش‌گیری
• شروع شماره فاکتور و اسناد از یک
• جلوگیری از دخل و تصرف در اطلاعات سالی که صورت‌های مالی و اظهارنامه مالیاتی آن تهیه و ارسال شده است
• امکان گزارش‌گیری از سال مالی قبل با تاثیر سند اختتامیه و بدون آن بنا به انتخاب کاربر

مراحل بستن حساب‌ نرم افزار هلو

• در نرم افزار هلو پس از بستن حساب بصورت اتوماتیک سند اختتامیه و سند افتتاحیه ثبت می‌شود.
• بانک اطلاعاتی مربوط به سال مالی گذشته برای گزارش‌گیری بصورت خودکار ایجاد می‌شود که به آسانی قابل دسترس است.
• اما قبل از اقدام به بستن حساب‌ها در نرم افزار هلو نکاتی را باید مدنظر داشت.

نکاتی که قبل از بستن حساب‌ نرم افزار هلو باید رعایت شود:

• استفاده از آخرین و به روز ترین نسخه نرم افزار هلو
• تایید صندوق(در صورت استفاده از فاکتور تک فروشی)
• انبارگردانی و بررسی صحت موجودی کالا
• بررسی موجودی منفی کالاها
• کنترل و رفع کاردکس منفی کالاها
• انجام بازسازی موجودی انبار و قیمت میانگین کالا
• بررسی سرفصل‌ها و اصلاح سرفصل‌های بدون گروه و ماهیت
• بررسی سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده اند
• بررسی توازن در ترازنامه
• کنترل مانده حساب های دائمی (بدهکاران، بستانکاران، اسناد دریافتنی، اسناد پرداختنی و…) با مانده آنها در ترازنامه
• مرتب‌سازی اسناد قبل از بستن حساب‌ها

نکاتی که باید بعد از بستن حساب‌ نرم افزار هلو کنترل شود:

• صفر بودن مانده حساب تراز اختتامیه در سال مالی بسته شده
• کنترل انتقال صحیح مانده حساب‌های دائمی (قبل و بعد از بستن حساب)
• صفر شدن حساب سود و زیان در اول دوره سال مالی جدید

در این زمینه خوب است که ویدیو آموزشی بستن حساب‌ها در نرم افزار هلو را ببینید.

خدمات ما در زمینه بستن حساب‌ نرم افزار هلو

• در راستای ارائه بهترین و کامل‌ترین خدمات به مشتریان صفر تا صد عملیات بستن حساب‌ها توسط همکاران ما انجام می‌شود.
• در پایان هر سال متقاضیان آخرین نسخه پشتیبان اطلاعات نرم افزار خود را برای کارشناسان ما ارسال می‌کنند.
• پس از بررسی چک لیستی کامل، از صحت اطلاعات وارد شده و عدم وجود مغایرت‌های احتمالی اطمینان حاصل می‌شود.
• چنانچه مغایرت‌هایی وجود داشته باشد و نیاز باشد که کاربر شخصاً موارد را اصلاح نماید، به ایشان اطلاع داده می‌شود.
• برآورد هزینه و زمان مناسب برای عملیات بستن حساب به متقاضی اعلام می‌شود.
• مراحل بستن حساب انجام و به متقاضی تحویل داده می‌شود.

خواهشمند است جهت کسب اطلاعات بیشتر با شماره ۰۲۶۳۲۷۴۸۷۸۷ داخلی ۳ تماس بگیرید